Ihre Fachkräfte verlieren täglich wertvolle Arbeitszeit durch wiederkehrende Telefonanfragen.
Vision Native Voice Reception übernimmt Standardanfragen automatisch, betreut bei Bedarf auch internationale Mandanten mehrsprachig und gibt Ihrem Team den Freiraum für das, was wirklich zählt: produktive Mandantenarbeit.
DSGVO-konform
Hosting in Deutschland/Europa
Persönlicher Ansprechpartner
Telefonate unterbrechen den Kanzleialltag — jeden Tag.
Viele Steuerkanzleien kennen das Problem
Mandanten rufen an, weil sie wissen möchten, welche Unterlagen benötigt werden, ob ein Rückruf möglich ist, wann Fristen enden oder wie sie Dokumente einreichen sollen.
Für Mandanten sind diese Fragen wichtig. Für Ihr Team sind sie oft wiederkehrend, zeitintensiv und unterbrechen konzentrierte Arbeit.
Das Ergebnis:
- Fachkräfte werden aus komplexen Aufgaben gerissen
- Rückruflisten wachsen
- einfache Anfragen binden wertvolle Arbeitszeit
- Mandanten erwarten schnelle Antworten
- Kanzleien bleiben trotz vollem Einsatz schwer erreichbar
Was kosten wiederkehrende Telefonanfragen Ihr Unternehmen jeden Monat?
10 Anrufe pro Tag
x 4 Minuten durchschnittlich
= 40 Minuten täglich
= 14–15 Stunden pro Monat
= fast 2 volle Arbeitstage pro Mitarbeiter
Wie viele Stunden verliert Ihre Kanzlei jeden Monat durch wiederkehrende Mandantenanfragen?
Ihr digitaler Telefonassistent für wiederkehrende Mandantenanfragen.
Der KI-Telefonassistent kann:
- Anrufe entgegennehmen
- Standardfragen beantworten
- Anliegen kategorisieren
- Rückrufwünsche aufnehmen
- Mandantendaten strukturiert erfassen
- Zusammenfassungen der Gespräche erstellen
- wichtige Anliegen an Ihr Team weiterleiten
- die Sprache des Anrufers automatisch erkennen
- mehrsprachig mit internationalen Mandanten kommunizieren
- Anfragen automatisch für Ihr Team auf Deutsch zusammenfassen
So bleibt Ihre Kanzlei erreichbar, ohne dass jede Anfrage sofort einen Mitarbeitenden unterbricht.
Genau für diese Anrufe ist Voice Reception gemacht.
Der Assistent kann zum Beispiel Fragen aufnehmen oder beantworten wie:
- Welche Unterlagen benötigen Sie von mir?
- Wie kann ich Dokumente einreichen?
- Wann kann ich mit einem Rückruf rechnen?
- Wer ist mein Ansprechpartner?
- Wie sind die Öffnungszeiten?
- Kann ich einen Termin vereinbaren?
- Ich habe eine Frage zur Lohnabrechnung.
- Ich möchte eine Rückrufbitte hinterlassen.
- Ich habe eine allgemeine Frage zur Bearbeitung.
Wichtig: Der Assistent gibt keine steuerliche Beratung. Fachliche oder sensible Anliegen werden sauber aufgenommen und an Ihr Kanzleiteam weitergeleitet.
In wenigen Schritten einsatzbereit.
1.
Kanzlei-Wissen hinterlegen
Wir erfassen Ihre häufigsten Fragen, Standardantworten, Ansprechpartner und Weiterleitungsregeln.
2.
Telefonassistent konfigurieren
Der Assistent wird auf Ihre Kanzlei, Begrüßung, Öffnungszeiten und Kommunikationsregeln eingestellt.
3.
Anrufe automatisch entgegennehmen
Eingehende Anrufe werden professionell angenommen und je nach Anliegen beantwortet, dokumentiert oder weitergeleitet.
4.
Strukturierte Zusammenfassung erhalten
Ihr Team erhält eine klare Gesprächsnotiz mit Name, Anliegen, Rückrufwunsch und Priorität.
5.
Kontinuierlich verbessern
Häufige neue Fragen können ergänzt und Abläufe Schritt für Schritt optimiert werden.
Internationale Mandanten professionell betreuen.
Mandanten können ihr Anliegen in ihrer eigenen Sprache schildern.
Unser Voice Assistant unterstützt mehrere Sprachen und erstellt anschließend eine strukturierte Zusammenfassung für Ihr Team auf Deutsch.
So gehen wichtige Informationen nicht verloren und Ihr Team kann effizient weiterarbeiten.
Testen Sie den KI-Telefonassistenten selbst
Erleben Sie in weniger als einer Minute, wie unser KI-Telefonassistent typische Mandantenanfragen automatisch entgegennimmt.
Live testen
Rufen Sie unsere Demo-Nummer an:
+49 871 14395895
Fragen Sie zum Beispiel:
- Wie kann ich Dokumente einreichen?
- Ich habe ein Schreiben vom Finanzamt bekommen - was muss ich jetzt tun?
- Ich benötige einen Rückruf.
Wählen Sie den passenden Einstieg in Ihre digitale Telefonassistenz.
Jedes Unternehmen ist unterschiedlich. Deshalb bieten wir drei Ausbaustufen an – vom intelligenten Kommunikationsassistenten bis zur vollständig integrierten Voice-Reception-Lösung.
Voice Reception – Starter
399 € / Monat
1.490 € einmalige Einrichtung
Ideal für
Kleine und mittelgroße Steuerkanzleien, die wiederkehrende Mandantenanfragen automatisieren und ihr Team im Tagesgeschäft entlasten möchten.
Enthalten
✔ bis 1.000 Gesprächsminuten pro Monat
✔ Individuelle Einrichtung
✔ Unternehmensspezifische FAQ
✔ Nachrichten aufnehmen
✔ Anrufe intelligent weiterleiten
✔ Persönliche Betreuung
Der Kommunikationsassistent beantwortet wiederkehrende Standardanfragen und entlastet Ihr Team bei der täglichen Erreichbarkeit.
Voice Reception – Professional
799 € / Monat
2.490 € einmalige Einrichtung
Ideal für
Steuerkanzleien, die den Kommunikationsassistenten in ihre Kanzleiprozesse und bestehende Systeme integrieren möchten.
Zusätzlich enthalten
✔ bis 2.500 Gesprächsminuten pro Monat
✔ Integration bestehender Unternehmensprozesse
✔ Anbindung externer Systeme
✔ Individuelle Gesprächslogik
✔ Erweiterte Optimierungen
✔ Priorisierte Betreuung
Der Kommunikationsassistent wird Teil Ihrer Unternehmensprozesse und arbeitet mit Ihren bestehenden Systemen und Abläufen zusammen.
Voice Reception – Enterprise
Individuelle Lösung
Für Unternehmen mit mehreren Standorten, komplexen Prozessen oder besonderen Integrationsanforderungen entwickeln wir gemeinsam eine maßgeschneiderte Lösung.
Häufige Fragen
Sind alle Einrichtungskosten enthalten?
Ja. Die Einrichtung umfasst Analyse, Konfiguration, Gesprächsdesign, Tests und die Inbetriebnahme Ihrer Voice Reception.
Kann ich später wechseln?
Ja. Sie können jederzeit von Starter auf Professional wechseln, sobald weitere Prozesse oder Integrationen erforderlich werden.
Was passiert, wenn das Gesprächsvolumen steigt?
Kein Problem. Gemeinsam prüfen wir regelmäßig Ihr tatsächliches Nutzungsverhalten und empfehlen bei Bedarf den passenden Tarif.
Weil Ihre Kanzlei mehr braucht als reine Anrufannahme.
Ein klassischer Telefonservice nimmt Nachrichten entgegen. Vision Native Voice Reception versteht wiederkehrende Anliegen, beantwortet Standardfragen und strukturiert die Informationen so, dass Ihr Team direkt weiterarbeiten kann.
Der Unterschied:
- kein externes Callcenter
- keine reine Nachrichtenannahme
- kein ständiges Erklären Ihrer Kanzleiabläufe
- keine unstrukturierten Telefonnotizen
Stattdessen erhalten Sie einen digitalen Assistenten, der auf Ihre Kanzlei abgestimmt ist und wiederkehrende Kommunikation automatisiert.
Entwickelt auf professioneller Infrastruktur.
Vision Native Voice Reception basiert auf bewährten Technologien für professionelle Unternehmenskommunikation.
Wir setzen bewusst auf stabile und langfristig bewährte Komponenten.
Unsere Architektur ist ausgelegt auf Zuverlässigkeit, Skalierbarkeit und professionelle Unternehmensprozesse.
- Enterprise-taugliche Telefonie-Infrastruktur
- flexible Systemanbindungen über standardisierte Schnittstellen
- modularer Aufbau für zukünftige Erweiterungen
- keine proprietären Insellösungen
- entwickelt vom Team hinter Vision Native
Entwickelt für sensible Unternehmenskommunikation.
Gerade bei sensibler Unternehmenskommunikation stehen Sicherheit und Kontrolle an erster Stelle.
Deshalb legen wir besonderen Wert auf eine professionelle und nachvollziehbare Umsetzung.
- DSGVO-konforme Verarbeitung
- Hosting in Deutschland oder Europa
- keine Weitergabe sensibler Daten an Dritte
- kontrollierte Weiterleitung an reale Mitarbeitende
- vollständige Gesprächsdokumentation
- persönlicher Ansprechpartner statt anonymer Plattform
Werden Sie eine der ersten Kanzleien mit Vision Native Voice Reception.
Für die erste Einführungsphase nehmen wir aktuell nur 5 Steuerkanzleien auf.
So stellen wir sicher, dass jede Kanzlei persönlich begleitet wird und Voice Reception optimal auf ihre Prozesse abgestimmt ist.
Sobald diese Plätze vergeben sind, schließen wir die erste Einführungsrunde.
Entlasten Sie Ihr Kanzleiteam von wiederkehrenden Telefonanfragen.
Testen Sie Voice Reception selbst oder lassen Sie sich in einer persönlichen Beratung zeigen, wie der Assistent zu Ihrer Kanzlei passt und wiederkehrende Telefonanfragen automatisiert.